Du kannst den Markt nicht beeinflussen, aber du kannst mit einem Betriebsplan dafür sorgen, dass das Unternehmen stabiler läuft und weiter kommt.
Verfasst von: Emily Westerhold, Partnerin bei a16z crypto
Übersetzung: Luffy, Foresight News
“Wenn du keinen Plan hast, bist du zum Scheitern verurteilt.” Benjamin Franklin sprach diese Worte nicht direkt an Gründer von Start-ups, aber sie passen auch sehr gut zu ihnen. Gründer (insbesondere im Bereich der Kryptowährungen) haben zu viele Dinge, die sie nicht kontrollieren können: die Märkte schwanken stark, die regulatorischen Richtlinien ändern sich ständig, und die Erwartungen von außen sind hoch.
Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, sich auf die Dinge zu konzentrieren, die man kontrollieren kann, und hier kommt der Betriebsplan ins Spiel. Ein Betriebsplan mag vielleicht nicht besonders spektakulär klingen, aber er ist eines der am besten kontrollierbaren und nützlichsten Werkzeuge in deiner Hand, das dir helfen kann, deine Vision in Antrieb umzuwandeln, ohne dabei Kapital zu verbrauchen oder das Team zu belasten.
Konzeptionell ist ein Betriebsplan ganz einfach. Er umfasst alles, was das Unternehmen tut: Welche Aufgaben gibt es? Wer ist verantwortlich? Welche Ziele sollen erreicht werden? Wie hoch sind die Gesamtkosten? Wie werden die Ergebnisse gemessen? Die Antworten auf diese Fragen können jedoch komplex sein, weshalb es entscheidend ist, sie in einem Plan zu ordnen.
Auch wenn Sie noch nie einen Betriebsplan für ein Unternehmen erstellt haben, haben Sie sicherlich etwas Ähnliches in Ihrem persönlichen Leben getan. Wenn Sie zum Beispiel einen Marathon laufen möchten, benötigen Sie einen Trainingsplan, um die Monate der Vorbereitung vor dem Rennen zu organisieren. Wie lange sollen Sie bei jedem Lauf laufen? Wann sollten Sie die Distanz erhöhen und um wie viel? Welche Strecken sollten Sie wählen? Wie sollten Sie sich ausruhen und regenerieren? Was ist zu tun, wenn Sie sich verletzen? In der Geschäftswelt könnte Ihr “Marathon-Renntag” die Produkteinführung, den Börsengang (IPO) oder ein anderes wichtiges Ziel sein. Die Prinzipien sind ähnlich.
Aber vermischen Sie nicht den Betriebsplan mit dem strategischen Plan. Der strategische Plan skizziert die makroökonomische Vision des Unternehmens, die Sie den Investoren verkaufen; der Betriebsplan hingegen ist der konkrete Aktionsplan, der die Vision in umsetzbare Details umwandelt, die Personnel, Kosten und Zeitpläne betreffen. Um ein gesundes und dynamisches Unternehmen aufzubauen, sind beide Pläne unerlässlich.
Als Nächstes werden wir die Inhalte, die im Betriebsplan enthalten sein sollten, eingehend erörtern.
Betriebsplan erstellen
Zunächst sollten die vier Kernfaktoren des Betriebs im Fokus stehen: Personal (wer ist verantwortlich?), Zeit (wann wird jede Aufgabe abgeschlossen?), Kosten (wie hoch ist das Budget?) und Bewertungsmaßstäbe (wie wird der Fortschritt bewertet?).
Der Betriebsplan ist ein fortlaufender iterativer Prozess, daher ist es nicht notwendig, sich zu sehr auf den ersten Entwurf zu konzentrieren. Es gibt viele bewährte Verfahren, auf die man zurückgreifen kann, verschiedene Frameworks und teure Berater, die man engagieren kann. Aber die Hauptarbeit besteht darin, klar darzulegen, wer im Unternehmen was macht; das kann man selbst aufschreiben und später verfeinern. Momentan ist es wichtig, dass die Betriebsziele für einen bestimmten Zeitraum klar und strukturiert sind.
Es ist wichtig, dass Ihr Plan Abwägungen umfasst. Ein Unternehmen kann nicht alles auf einmal tun, daher sind Abwägungen notwendig. Diese Abwägung sollte zudem schwierig sein und das Führungsteam dazu anregen, ausführliche Diskussionen über Haupt- und Nebenrichtungen zu führen. Egal wie erfolgreich ein Unternehmen ist, Abwägungen werden ein ewiges Thema sein; Einschränkungen können tatsächlich zu klügeren Entscheidungen führen.
Drei häufige Fehler
Bei der Erstellung eines Betriebsplans gibt es drei häufige Fehler, auf die man achten sollte.
1. Seien Sie nicht zu optimistisch in Bezug auf Zeitpläne und erwartete Ergebnisse. Die Informationen ändern sich ständig, daher muss Ihr Plan Flexibilität und Anpassungsfähigkeit aufweisen. Seien Sie sich der verschiedenen Abhängigkeiten bewusst: Zum Beispiel „Wir müssen Produkt A zuerst herausbringen, um Produkt B herauszubringen“, „Wir müssen zwei Ingenieure einstellen, um diese neue Funktion zu entwickeln“, „Wenn wir nur einen Marketingmitarbeiter einstellen, kann der Umsatz so stark steigen."
Es mag verlockend sein, solche Faktoren in den Betriebsplan einzubeziehen, aber wenn einmal Meilensteine nicht erreicht werden, können Abhängigkeiten Probleme verursachen. Wenn die Rekrutierung der beiden Ingenieure lange dauert, besteht das Risiko, dass Fristen für die Entwicklung neuer Funktionen nicht eingehalten werden. Daher kann der Betriebsplan optimistisch sein, muss aber auch pragmatisch sein. Man sollte sich Spielraum lassen, um die Richtung anzupassen, wenn sich die Umstände ändern, und dabei nicht vergessen, die nachfolgenden Zeitpläne entsprechend anzupassen.
2. Versuchen Sie nicht, zu viele Dinge auf einmal zu erledigen. Gründer haben oft viele Ideen für das Geschäft, aber Zeit und Ressourcen sind begrenzt. Das Verfolgen aller Ideen kann den Geldverbrauch erhöhen und die Energie des Teams zerstreuen.
Im Gegenteil, es ist wichtig, die Reihenfolge der verschiedenen Aktivitäten strategisch zu planen. Das heißt, darüber nachzudenken, wie unterschiedliche Chancen und Fähigkeiten Bedingungen für andere Chancen und Fähigkeiten schaffen können. Vielleicht kann die Einführung eines Produkts neue Nutzer anziehen, wodurch sich die Möglichkeit ergibt, diese Nutzer zu nutzen; vielleicht kann die Investition in eine bestimmte Technologie neue Einnahmequellen erschließen. Es ist wichtig, darüber nachzudenken, wie die Prioritäten der Unternehmensaktivitäten sinnvoll festgelegt werden können und wie Zeit und Ressourcen entsprechend zugewiesen werden.
Natürlich ist die Realität oft komplizierter als geplant. Als Gründer kennen Sie die Reihe von Möglichkeiten, die mit dem Produkt verbunden sind, am besten. Es ist leicht, mehrere Chancen ergreifen zu wollen, teils weil Sie den riesigen Markt hinter jeder Gelegenheit sehen können, und auch weil die Leistung des Kernprodukts möglicherweise nicht den Erwartungen entspricht oder die Fortschritte langsam sind, weshalb Sie sich mehrere Erfolgspfade eröffnen möchten. Die brutale Realität ist jedoch, dass kleine Teams normalerweise nur eine Sache sehr gut machen können. Ablenkung mag verlockend erscheinen, führt jedoch oft dazu, dass die wichtigsten Dinge nicht richtig umgesetzt werden.
Um die Fokussierung eines Unternehmens zu bewerten, kann man sich zwei Fragen stellen: Was ist die derzeit wichtigste Aufgabe des Unternehmens? Womit verbringen die Mitarbeiter die meiste Zeit? Wenn die Antworten nicht übereinstimmen, könnte ein Problem vorliegen.
3. Unternehmen benötigen messbare Erfolgskriterien. Selbst wenn Ihr Betriebsplan hervorragend ist, wird der gesamte Plan möglicherweise zur leeren Redewendung, wenn Sie den Betriebszustand des Unternehmens nicht überwachen können. Warum? Weil Sie, wenn Sie nicht wissen, wie Sie den Erfolg messen können, auch das Scheitern nicht messen (oder sogar erkennen) können, was bedeutet, dass es Ihnen schwerfallen wird, Herausforderungen und Rückschläge zu bewältigen. Die Messkriterien müssen nicht kompliziert sein; selbst ein rot/gelb/grün Statusindikator kann wirken, aber Sie müssen Messkriterien haben.
Denke daran: Die Dinge, die du anreizt, werden das Verhalten der Menschen antreiben. Überlege sorgfältig, ob deine Messgrößen die besten Ergebnisse für das Unternehmen bringen. Ein einfaches Beispiel: Du solltest vielleicht die Anreize der Menschen an den Ergebnissen festmachen, die sie erzielen, und nicht nur daran, wie viele Stunden sie gearbeitet haben.
Budgetrelevante Punkte
Ein Budget ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Betriebsplans, und der Betriebsplan muss die Frage beantworten: „Wie viel kostet das alles?“ Daher sollten Gründer einige Budgettipps verstehen.
Die meisten Unternehmen geben den Großteil ihrer Ausgaben für Mitarbeiter aus. Dies ist nicht immer der Fall, aber es ist eine nützliche Faustregel, insbesondere da Gründer manchmal die Gesamtkosten neuer Mitarbeiter unterschätzen. Neben Gehältern, Sozialleistungen und Lohnsteuern müssen auch Hardware, Software, Lizenzen, Reisekosten und alle anderen Ausgaben berücksichtigt werden, die Mitarbeiter benötigen. Viele Ausgaben stehen in direktem Zusammenhang mit der Anzahl der Mitarbeiter, daher sollte dies als Grundlage für die Budgetierung verwendet werden.
Ein Punkt, der damit zusammenhängt, ist, dass man nicht vergessen sollte, die Eigenkapitalplanung genauso wie die Barplanung zu gestalten. Das Management von Eigenkapital könnte für sich genommen einen eigenen Artikel rechtfertigen, aber beim Erstellen eines Rekrutierungsplans sollte man auch ein Budget für das Eigenkapital einplanen, das man zu gewähren beabsichtigt. Wenn Ihr Projekt Token an Mitarbeiter ausgibt, gilt das gleiche Prinzip. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es entscheidend ist, ein umfassendes und klares Vergütungskonzept zu haben. Fehler, die in den frühen Phasen gemacht werden, neigen dazu, sich ständig zu verstärken.
Unterscheidung zwischen fixen und variablen Kosten, um die Flexibilität des Budgets zu verstehen. Sie müssen wissen, welche Teile des Budgets angepasst werden können und welche nicht. Angenommen, Sie müssen nächste Woche die Kosten um 30 % senken, wissen Sie, wo Sie ansetzen müssen? Oder nehmen wir an, das Unternehmen wächst und Sie möchten mehr investieren, wissen Sie, in welchen Bereichen eine Erhöhung der Investitionen sinnvoll ist? Für Startups kann es schwierig sein, dies zu erreichen, da es weniger Variablen gibt. Je besser Sie jedoch die Faktoren verstehen, die das Budget beeinflussen, desto sicherer werden Sie in Ihren Entscheidungen.
Zusätzlicher Hinweis: Versuchen Sie, mit Anbietern und Dienstleistern zu verhandeln, um langfristige Verträge zu vermeiden und Flexibilität zu gewährleisten.
Szenarioplanung ist dein Freund. Jedes Budget, das du aufstellst, kann Abweichungen aufweisen, nur die Größe der Abweichungen variiert. Selbst bei etablierten Unternehmen ist das der Fall, da es zu viele Faktoren gibt, die im Budget nicht erfasst werden können. Daher solltest du nicht an einem idealen Szenario für die Zukunft des Unternehmens festhalten, sondern Szenarioplanung anwenden, um verschiedenen möglichen Zukünften gelassen gegenüberzutreten und für jedes Szenario die entsprechenden Wahrscheinlichkeiten und Vertrauensintervalle zuzuweisen. Welche Faktoren könnten dich unvorbereitet treffen? Welche Veränderungen könnten das aktuelle Geschäftsmodell des Unternehmens umkrempeln? Zum Beispiel, wenn du mit regulatorischer Unsicherheit konfrontiert bist, wie würden sich unterschiedliche regulatorische Ergebnisse auf das Unternehmen auswirken? Betrachte das Budget als ein Werkzeug zum Lernen und Planen, das dazu dient, verschiedene Chancen und Unsicherheiten zu diskutieren und zu ordnen.
Der Bargeldbestand sollte mindestens 6 Monate Betrieb aufrechterhalten können. Gründer fühlen sich oft unvorbereitet auf das Problem des Bargeldverbrauchs. Angenommen, dein Unternehmen hat zwei Jahre Kapitalreserve, aber keinen Betriebsplan zur Anleitung. Vielleicht merkst du erst zum Jahresende, dass du 5 Personen zu viel eingestellt hast und der Produktfortschritt 6 Monate hinterherhinkt. Plötzlich reicht dein Kapital nur noch für 6 Monate Betrieb. Es sei denn, du kannst den Bargeldverbrauch gut überwachen, sonst wird deine gesamte Energie in die Finanzierung oder Kostenreduzierung fließen. Selbst wenn du erfolgreich neue Mittel beschaffst, kann die Finanzierung länger dauern als erwartet und rechtliche Kosten verursachen. Ganz zu schweigen davon, dass je näher du dem Geldverbrauch kommst, desto weniger Verhandlungsspielraum hast du.
Der Schlüssel zur Vermeidung von Problemen mit dem Cashflow liegt in der Kontrolle des Budgets. Als Gründer sollten Sie diese Verantwortung nicht ignorieren. Auch wenn Sie die tatsächliche Arbeit an andere Teammitglieder delegieren können, sollten Sie dennoch einmal im Monat kommunizieren und die erwarteten Ausgaben des Monats mit den tatsächlichen Ausgaben vergleichen. Gibt es wesentliche Unterschiede zwischen den tatsächlichen Ausgaben und den erwarteten Ausgaben? Wenn ja, gibt es Verbesserungs- oder Anpassungsbedarf? Haben Sie bei den Kostenüberlegungen einen Fehler gemacht? Oder ist das nur ein einmaliges Problem?
Ein nützliches Werkzeug für Gründer ist die “Null-basierte Budgetierung”. Derzeit basieren viele Unternehmen ihre Budgets für das nächste Jahr auf dem aktuellen Budget und erhöhen oder senken es um 10 %. Obwohl diese Methode einfacher ist als manche andere, fördert sie nicht das tiefere Nachdenken über die aktuellen Bedürfnisse des Unternehmens. Die Null-basierte Budgetierung erfordert, dass du von Grund auf neu beginnst und die tatsächlichen Ausgaben des Unternehmens für das nächste Jahr sorgfältig überdenkst. Der Vorteil ist, dass du für jede Ausgabe einen vernünftigen Grund finden musst, anstatt einfach das Budget des letzten Jahres fortzusetzen. Dies hilft dir, das Budget gezielt auf die Bereiche des Unternehmens zu lenken, die es tatsächlich benötigt.
In Bezug auf das Finanzmanagement, insbesondere für Gründer im Bereich der Kryptowährungen: Es ist sehr wichtig, eine Anlagestrategie zu entwickeln, die Leitlinien für das Finanzmanagement bietet. Obwohl deine Risikobereitschaft normalerweise von der Höhe der verfügbaren Mittel abhängt, solltest du immer daran denken, dass es oberste Priorität hat, das Kapital zu erhalten.
In welchem Betriebsmodell befindet sich Ihr Unternehmen?
Es gibt keinen absolut richtigen oder besten Rahmen für die Erstellung eines Betriebsplans. Egal, welche Option Sie wählen, solange sie Ihnen hilft, die Kernfragen des Plans zu lösen: Wer macht was, wann wird es abgeschlossen, wie viel kostet es, und wie wird es gemessen.
Bevor Sie jedoch ein Framework auswählen, sollten Sie zuerst festlegen, in welchem Betriebsmodus Sie sich befinden, da der Betriebsmodus Ihre Prioritäten bestimmt. Dies kann durch eine Reihe von Fragen ermittelt werden:
1. Braucht Ihr Unternehmen noch Finanzierung?
Die Antwort ist wahrscheinlich “notwendig”, denn die meisten frühen Unternehmen, die Risikokapital aufnehmen, finanzieren sich erneut, es gibt jedoch einige Ausnahmen. Wenn Ihr Unternehmen bereits profitabel ist, ist das gut. Sie benötigen immer noch einen Betriebsplan, aber die Finanzierung könnte nicht der Hauptengpass sein. Wenn Sie noch nicht profitabel sind, schauen Sie sich die folgenden Fragen an.
2. Kann deine Kapitalreserve mehr als 12 Monate halten?
Der Kernpunkt ist, dass wenn die Finanzreserve länger als 12 Monate hält, die Planungen für dieses Jahr möglicherweise keine Finanzierung enthalten. Vielleicht ist es deine Priorität, ein Produkt zu entwickeln oder ein Team zu bilden. Aber wenn die Finanzreserve weniger als 12 Monate beträgt, sollte der Betriebsplan Finanzierung, Kostensenkungen, die Suche nach strategischen Partnern und Investitionsmöglichkeiten oder all das beinhalten. Du musst möglicherweise auch deine Ausgaben genau unter die Lupe nehmen und nach Verbesserungsmöglichkeiten suchen.
3. Welche Ziele müssen erreicht werden, wenn Sie eine Finanzierung benötigen?
Du musst klar definieren, welche Meilensteine erreicht werden müssen, um Investoren von einer Teilnahme an der nächsten Finanzierungsrunde zu überzeugen. Geeignete Meilensteine hängen von der Situation des Unternehmens und der Finanzierungsrunde ab, die du anstrebst, daher ist es am besten, dies mit deinen Investoren zu besprechen. Zum Beispiel könntest du denken, dass die Einführung eines Produkts mehr Kapital anziehen würde, aber Investoren möchten vielleicht zuerst die Marktfähigkeit des Produkts sehen.
Denken Sie als Nächstes darüber nach, welche Ressourcen benötigt werden, um diese Meilensteine zu erreichen. Überlegen Sie, welche Personen eingestellt werden müssen, welche weiteren Schritte unternommen werden sollten und wie lange Sie denken, dass es dauern wird. Listen Sie diese Kosten in einer Tabelle auf. Reicht das Geld auf Ihrem Bankkonto aus, um diese Bedürfnisse zu decken? Wenn nicht, schauen Sie, welche Variablen angepasst werden können, um die Gewinn- und Verlustrechnung ins Gleichgewicht zu bringen. Würde es helfen, die Reihenfolge der Aktivitäten anzupassen? Was ist mit den aktuellen Prioritäten des Unternehmens?
Nachdem die Ressourcen festgelegt sind, überlegen Sie, wie lange Ihre finanziellen Rücklagen bei der Rekrutierung oder Investition in diese Ressourcen ausreichen können. Fragen Sie sich dann: Ist bei der aktuellen finanziellen Situation des Unternehmens dieser Rückhalt ausreichend? Wenn ja, haben Sie eine solide Grundlage für die Erstellung eines Betriebsplans. Wenn nicht, müssen Sie die Rekrutierung, Investitionen oder Schwerpunktbereiche erneut überprüfen und den Plan anpassen.
Schließlich sollten einige Kennzahlen festgelegt werden, um den Betriebsplan zu überwachen, um zu verstehen, ob der Plan effektiv ist. Es ist wichtig, dass die Überwachung in festen Zeitabständen erfolgt, um sicherzustellen, dass sie regelmäßig durchgeführt wird.
Betriebszielvorlage
Das folgende Arbeitsblatt kann Ihnen helfen, Ihre Betriebsziele grob zu skizzieren. Eine Methode besteht darin, zuerst die Jahresziele festzulegen und dann rückwärts zu arbeiten, um die Aufgaben zu bestimmen, die in jedem Quartal, in jeder Abteilung und sogar von jeder Person erledigt werden müssen. Der Schlüssel ist, die Ideen aufzuschreiben, denn wenn Sie versuchen, den gesamten Betriebsplan im Kopf zu behalten, könnten Sie wahrscheinlich etwas übersehen.
Hier ist ein einfaches Beispiel für ein Messsystem zur Verfolgung des Fortschritts von Zielen. Mit den Rot / Gelb / Grün Indikatoren kannst du in den wöchentlichen Führungsteamsitzungen kurz über die Ziele berichten, die gut vorankommen, und über die, die besorgniserregend sind. In diesem Beispiel könntest du sagen, dass es im Bereich Produkt keine Probleme gibt, im Marketing jedoch ein kleines Problem aufgetreten ist, aber keine Sorge bereitet, während es im Ingenieurbereich ernsthafte Probleme gibt, die das Team besprechen muss. Offensichtlich ist dieses System nicht kompliziert, und genau das ist der Schlüssel: eine Methode zu finden, die sowohl die Betriebspläne überwacht als auch die Verantwortlichkeit nachverfolgt.
Es ist entscheidend, einen Betriebsplan für das Unternehmen zu erstellen, aber man sollte sich nicht zu sehr damit belasten. Man sollte sich auf das Wesentliche und nicht auf die Form konzentrieren und sicherstellen, dass man einige einfache Fragen beantworten kann, wie wer was macht, wann es abgeschlossen wird, wie viel es kostet und wie man es messen kann. Sobald man dies erreicht hat, hat man eine Grundlage, um die eigene Leistung zu messen und kann jederzeit den Fortschritt des Unternehmens im Vergleich zum Plan verfolgen.
